Главная » Статьи » Администрация » Архивный отдел

Отчет о работе архивного отдела администрации города Шахтерска за 2017 год
Архивный отдел администрации города Шахтерска является специально уполномоченным органом в сфере документационного обеспечения и архивного дела в администрации города Шахтерска.
По состоянию на 1 января 2018 года на хранении в архивном отделе администрации города Шахтерска находится 253 фонда на 21480 единиц хранения, из них: 
- 74 фонда на 13946 единиц хранения – документы постоянного хранения,
- 179 фондов на 7534 единицы хранения – документы ликвидированных предприятий всех форм собственности.
С начала текущего года на хранение были приняты документы постоянного срока хранения – 1075 дел по 27 фондам:
- Контарновский поселковый совет, исполнительный комитет (2010-2011гг.),
- Сердитенский поселковый совет, исполнительный комитет (2010-2011гг.),
- Стожковский поселковый совет, исполнительный комитет (2010-2011гг.),
- Шахтерская райгосадминистрация (2013-2014гг.),
- Отдел ЖКХ, градостроительства и архитектуры Шахтерской райгосадминистрации (2010-2014 гг.),
- Никишинский сельский совет (2010 год),
- Орлово-Ивановский сельский совет (2015 год),
- Мануйловский сельский совет (2009-2010гг.),
- Шахтерское горрайонное управление юстиции (2011-2012гг.),
- Шахтерская центральная городская больница (2010-2011гг.),
- Управление статистики в г.Шахтерске (2010-2014гг.),
- Финансовое управление Шахтерского городского совета (2002-2004, 2010,2011),
- Отдел архитектуры и градостроительства Шахтерского городского совета (2011-2014),
- Великошишовский сельский совет (2010г.),
- Грабовский сельский совет (2010г.),
- Дмитровский сельский совет (2009-2010гг.),
- Золотаревский сельский совет (2009-2010гг.),
- Отдел образования Шахтерского городского совета (2010-2011гг.),
- Управление культуры, молодежи и спорта  Шахтерского городского совета (2010-2011гг.),
- Петропавловский сельский совет (2010г.),
- Розовский сельсовет (2010г.),
- Садовский сельсовет (2009-2010гг.),
- Степановский сельсовет (2009-2010гг.),
- Рассыпненский сельсовет (2010г.),
- Управление агропромышленного развития Шахтерской райгосадминистрации (2009-2010гг.),
- Отдел образования Шахтерской райгосадминистрации (2009-2010гг.),
- Шахтерский городской совет, исполнительный комитет (2009).
Также было принято на хранение 580 дел по 8 фондам – документы ликвидированных/недействующих предприятий: 
- ОАО «Шахтерский хлеб» (1945-2012гг.),
- ООО «Ремстройсервис» (1996-2014гг.),
- КП «Бюро технической инвентаризации» г.Шахтерска (1994-2015гг.),
- КП «Транспортное предприятие «Партнер» (2002-2016гг.),
- ООО «Энергопоставка» (2016г.),
- ООО «Лемуа Плюс» (2014-2016гг.),
- ООО «АФС-Авто» (2011-2017),
- ООО «Артель» (2016-2017).
За 2017 год архивным отделом администрации города Шахтерска на запросы юридических и физических лиц выдано 1394 справки, подтверждающих трудовой стаж, заработную плату и другие сведения социально-правового, тематического и имущественного характера; предоставлено 807 консультаций юридическим и физическим лицам по вопросам деловодства, ведения архивного дела и местонахождения документов ликвидированных предприятий.
Выполнялись работы по оправке и подшивке 114 дел - документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных предприятий, расшитые для подготовки ответов на запросы, а также в процессе усовершенствования и переработки описей дел.
За отчетный период проведены работы по картонированию документов, изготовлению бланков картонажа – всего на 775 дел. 
Осуществлены усовершенствование и переработка 4 описей дел по личному составу (кадровым вопросам) ликвидированных предприятий ООО «Райбыткомбинат» на 18 ед.хр., ЗАО «Шахтерский электромеханический завод» на 16 ед.хр., Шахтерское межхозяйственное производственно-эксплуатационное предприятие по энергетике и электрификации сельского хозяйства «Райсельхозэнерго» на 33 ед.хр., Хозяйственно-расчетный специализированный участок КП  «Сантехэлектромонтаж» на 15 ед.хр.
Осуществляет деятельность экспертно-проверочная комиссия архивного отдела – проведено 12 заседаний. За 2017 год ЭПК архивного отдела было согласовано:
- 41 опись по 15 фондам на 2265 единиц хранения по управленческой документации (Отдел архитектуры и градостроительства Шахтерского городского совета за 2011-2014 гг., Золотаревский сельский совет за 2011-2014гг., Малоорловский сельский совет за 2011-2014 гг., Агентство Госкомзема в Шахтерском районе за 2012-март 2015гг., Степановский сельский совет за 2011-2014 гг., Отдел образования Шахтерского городского совета за 2012-2013 гг., Контарновский поселковый совет за 2012-2015 гг., Сердитенский поселковый совет за 2011-2015 гг., Стожковский поселковый совет за 2012-2015 годы, Дмитровский сельский совет за 2011-2015 гг., Мануйловский сельский совет за 2011-2015 гг., Управление культуры, молодежи и спорта  Шахтерского горсовета за 2012-2015 гг., Шахтерская центральная городская больница управления охраны здоровья Донецкой облгосадминистрации за 2012-2014 гг., Шахтерский городской совет, исполнительный комитет за 2012 год, Отдел Госкомзема в г.Шахтерске за 2010-2012гг.),  
- 15 описей по 15 фондам на 646 единиц хранения – описи дел по личному составу (Золотаревский сельский совет за 2011-2014 гг., Малоорловский сельский совет за 2011-2014 гг., Агентство Госкомзема в Шахтерском районе за 2012 - март 2015гг., Степановский сельский совет за 2011-2014 гг., Отдел образования Шахтерского городского совета за 2012-2013 гг., Контарновский поселковый совет за 2012-2015 гг., Сердитенский поселковый совет за 2012-2015 гг., Стожковский поселковый совет за 2012-2015 гг., Дмитровский сельский совет за 2011-2015 гг., Мануйловский сельский совет за 2011-2015 гг., Шахтерская райгосадминистрация за 1965-2014 гг., Шахтерское горрайонное управление юстиции за 1999-2014 гг., Управление культуры, молодежи и спорта  Шахтерского горсовета за 2012-2015 гг., Шахтерская центральная городская больница управления охраны здоровья Донецкой облгосадминистрации за 2012-2014 гг., Шахтерский городской совет, исполнительный комитет за 2012 год ).
За отчетный период было согласовано 9 описей дел по личному составу ликвидированных/ приостановивших свою деятельность предприятий по 8 фондам на 580 единиц хранения (ОАО «Шахтерский хлеб» за 1945-2012 гг., ООО «Ремстройсервис» за 1996-2014 гг., КП «Бюро технической инвентаризации» г.Шахтерска за 1994-2015 гг., КП «Транспортное предприятие «Партнер» за 2002-2016 гг., ООО «Энергопоставка» за 2016 год, ООО «Лемуа Плюс» за 2014-2016 гг., ООО «АФС-АВТО» за 2011-2017 гг., ООО «Артель» за 2016-2017гг.).
Было согласовано 7 актов о выделении документов к уничтожению (ОАО «Шахтерский хлеб» - 246 дел за 1987, 1996-2011 гг.; Отдел статистики в г.Шахтерске – 265 дел за 2003-2014 гг., Малоорловский сельский совет – 194 дела за 2007-2014гг., Управление образования Шахтерского городского совета – 79 дел за 2011-2013гг., Управление образования Шахтерской райгосадминистрации – 76 дел за 1986-2011 гг., Золотаревский сельский совет – 260 дел за 2002-2015 гг., Шахтерский горрайонный отдел  юстиции – 130 дел за 2007-2011гг., Дмитровский сельский совет – 268 дел за 2002-2015 годы, Малоорловскийсельский совет – 69 дел за 2011-2014гг.).
Также ЭПК архивного отдела было согласовано:
- 11 номенклатур дел, общее количество статей составило 2701 (МУ «Шахтерская центральная городская больница» - 2 номенклатуры на 718 и 763 статьи,  ГП «Шахтерская студия телевидения» - 56 статей, отдел статистики в г.Шахтерске - 2 номенклатуры на 95 и 93 статьи, Редакция газеты «Знамя Победы» - 36 статей, Управление культуры, молодежи, спорта и туризма администрации – 80, Управление капитального строительства и архитектуры администрации –93, Управление финансов администрации – 129, Управление образования администрации– 167,  Администрация города Шахтерска – 471);
- 3 положения об архиве организаций списка №1 (МУ «Шахтерская центральная городская больница», ГП «Шахтерская студия телевидения», Редакция газеты «Знамя Победы»);
- 7 положений об ЭК организаций списка №1 (Управление образования администрации города Шахтерска, Управление культуры, молодежи, спорта и туризма администрации города Шахтерска, Администрация города Шахтерска, МУ «Шахтерская центральная городская больница», ГП «Шахтерская студия телевидения», Редакция газеты «Знамя Победы», Отдел Госкомзема ДНР в г.Шахтерск и Шахтерском районе);
- 1 инструкцию по делопроизводству (МУ «Шахтерская Центральная городская больница»).
В 2017 году архивным отделом были проведены проверки: 
- 1 комплексная - в отделе по делам семьи и детей администрации города Шахтерска,
- 2 тематических в Золотаревской и Никишинской сельских администрациях,
- 3 контрольных - в Управлении образования администрации города Шахтерска, Великошишовской поселковой администрации, в отделе по делам семьи и детей администрации города Шахтерска,
- 1 внеплановая проверка документов в МУ «Шахтерская ЦГБ».
Проведено 5 семинаров-совещаний по вопросам архивного дела и делопроизводства для представителей учреждений, организаций на темы:
- «Практические вопросы документирования управленческой деятельности» в формате вопрос-ответ (32 участника),
- «Составление описей дел и акта об уничтожении документов, не подлежащих хранению» (24 участника),
- «О состоянии упорядочения документов и передаче документов на постоянное хранение» (25 участников),
- «Отдельные вопросы делопроизводства и архивного дела: номенклатура дел, контроль за исполнением документов» (19 участников),
- «Отдельные вопросы делопроизводства и архивного дела: 1. Разработка номенклатуры дел на 2018 год. 2. Систематизация и упорядочение документов постоянного, долговременного хранения и по личному составу. 3. Нормативные правовые акты и другие документы, регулирующие сферу архивного дела» (30 участников). 
Каждый четверг архивным отделом совместно с общим отделом администрации города Шахтерска проводятся учебы по вопросам делопроизводства и архивного дела. За год проведено 28 учеб, общее число участников – 298 человек.
Архивный отдел принял участие в 1 семинаре, организованном Пенсионным фондом, по вопросам подготовки справок для начисления пенсии гражданам. 
В 2017 году была подготовлена 1 публикация в горрайонной газете «Знамя Победы» (от 23.05.2017 «Ценным документам – место в архиве») - о принятии на хранение, о розыске документов. Также был записан телерепортаж о работе архивного отдела и по случаю Международного дня архива, показ – 09.06.2017, Местный канал телевидения, передача «Информационный вестник». 
Оперативная и отчетная информация размещается на официальном сайте администрации город Шахтерска: www.shahtersk.org - с начала года подготовлено 12 материалов. 
В 2017 году управлением Пенсионного фонда ДНР в г.Шахтерске проведено 258 проверок достоверности сведений, указанных в архивных справках, проверяющим было выдано 2172 дела.
По укреплению материально-технической базы выполнены мероприятия:
- получено дополнительное помещение площадью 8 кв.м.
- увеличена протяженность стеллажных полок на 11,4 пог.м.
- обработано пожарозащитным раствором 11,4 пог.м деревянных конструкций.
Категория: Архивный отдел | Добавил: IT-отдел (12.02.2018) Просмотров: 27