Главная » Статьи » Администрация » Архивный отдел

Отчет о работе архивного отдела администрации города Шахтерска за 9 месяцев 2017 года
Архивный отдел администрации города Шахтерска является специально уполномоченным органом в сфере документационного обеспечения и архивного дела в администрации города Шахтерска.
По состоянию на 1 октября 2017 года на хранении в архивном отделе администрации города Шахтерска находится 251 фонд на 21299 единиц хранения, из них: 
- 74 фонда на 13771 единицу хранения – документы постоянного хранения,
- 177 фондов на 7528 единиц хранения – документы ликвидированных предприятий всех форм собственности.
С начала текущего года на хранение были приняты документы постоянного срока хранения — 901 дело по 24 фондам:
-Контарновский поселковый совет, исполнительный комитет (2010-2011гг.),
-Сердитенский поселковый совет, исполнительный комитет (2010-2011гг.),
-Стожковский поселковый совет, исполнительный комитет (2010-2011гг.),
-Шахтерская райгосадминистрация (2013-2014гг.),
-Отдел ЖКХ, градостроительства и архитектуры Шахтерской райгосадминистрации (2010-2014 гг.),
-Никишинский сельский совет (2010 год),
-Орлово-Ивановский сельский совет (2015 год),
-Мануйловский сельский совет (2009-2010гг.),
-Шахтерское горрайонное управление юстиции (2011-2012гг.),
-Шахтерская центральная городская больница (2010-2011гг.),
-Управление статистики в г.Шахтерске (2010-2014гг.),
- Финансовое управление Шахтерского городского совета (2002-2004, 2010,2011),
- Отдел архитектуры и градостроительства Шахтерского городского совета (2011-2014),
- Великошишовский сельский совет (2010г.),
- Грабовский сельский совет (2010г.),
- Дмитровский сельский совет (2009-2010гг.),
- Золотаревский сельский совет (2009-2010гг.),
- Отдел образования Шахтерского городского совета (2010-2011гг.),
- Управление культуры, молодежи и спорта  Шахтерского городского совета (2010-2011гг.),
- Петропавловский сельский совет (2010г.),
- Розовский сельсовет (2010г.),
- Садовский сельсовет (2009-2010гг.),
- Степановский сельсовет (2009-2010гг.),
- Рассыпненский сельсовет (2010г.).
Также было принято на хранение 574 дела по 6 фондам - документы ликвидированных/недействующих предприятий: 
- ОАО «Шахтерский хлеб» (1945-2012гг.),
- ООО «Ремстройсервис» (1996-2014гг.),
- КП «Бюро технической инвентаризации» г.Шахтерска (1994-2015гг.),
- КП «Транспортное предприятие «Партнер» (2002-2016гг.),
- ООО «Энергопоставка» (2016г.),
- ООО «Лемуа Плюс» (2014-2016гг.).
За 9 месяцев 2017 года архивным отделом администрации города Шахтерска на запросы граждан - жителей города и региона выдано 1081 справку, подтверждающих трудовой стаж, заработную плату и другие сведения социально-правового, тематического и имущественного характера; предоставлено 586 консультаций юридическим и физическим лицам по вопросам деловодства, ведения архивного дела и местонахождения документов ликвидированных предприятий.
Выполнялись работы по оправке и подшивке 74 дел - документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных предприятий, расшитые для подготовки ответов на запросы, а также в процессе усовершенствования и переработки описей дел.
За отчетный период проведены работы по картонированию документов, изготовлению бланков картонажа – всего на 649 дел. 
Осуществлено усовершенствование и переработка 3 описей дел по личному составу (кадровым вопросам) ликвидированных предприятий ООО «Райбыткомбинат» на 18 ед.хр., ЗАО «Шахтерский электромеханический завод» на 16 ед.хр., Шахтерское межхозяйственное производственно-эксплуатационное предприятие по энергетике и электрификации сельского хозяйства «Райсельхозэнерго» на 33 ед.хр.
Осуществляет деятельность экспертно-проверочная комиссия архивного отдела – проведено 8 заседаний.
За 9 месяцев 2017 года ЭПК архивного отдела было согласовано:
- 39 описей по 13 фондам на 2091 единицу хранения по управленческой документации (Отдел архитектуры и градостроительства Шахтерского городского совета за 2011-2014 гг., Золотаревский сельский совет за 2011-2014гг., Малоорловский сельский совет за 2011-2014 гг., Агентство Госкомзема в Шахтерском районе за 2012-март 2015гг., Степановский сельский совет за 2011-2014 гг., Отдел образования Шахтерского городского совета за 2012-2013 гг., Контарновский поселковый совет за 2012-2015 гг., Сердитенский поселковый совет за 2011-2015 гг., Стожковский поселковый совет за 2012-2015 годы, Дмитровский сельский совет за 2011-2015 гг., Мануйловский сельский совет за 2011-2015 гг., Управление культуры, молодежи и спорта  Шахтерского горсовета за 2012-2015 гг., Шахтерская центральная городская больница управления охраны здоровья Донецкой облгосадминистрации за 2012-2014 гг.),  
- 12 описей по 12 фондам на 514 единиц хранения – описи дел по личному составу (Золотаревский сельский совет за 2011-2014 гг., Малоорловский сельский совет за 2011-2014 гг., Агентство Госкомзема в Шахтерском районе за 2012 - март 2015гг., Степановский сельский совет за 2011-2014 гг., Отдел образования Шахтерского городского совета за 2012-2013 гг., Контарновский поселковый совет за 2012-2015 гг., Сердитенский поселковый совет за 2012-2015 гг., Стожковский поселковый совет за 2012-2015 гг., Дмитровский сельский совет за 2011-2015 гг., Мануйловский сельский совет за 2011-2015 гг., Шахтерская райгосадминистрация за 1965-2014 гг., Шахтерское горрайонное управление юстиции за 1999-2014 гг.).
За отчетный период было согласовано 8 описей дел по личному составу ликвидированных/ приостановивших свою деятельность предприятий по 7 фондам на 577 единиц хранения (ОАО «Шахтерский хлеб» за 1945-2012 гг., ООО «Ремстройсервис» за 1996-2014 гг., КП «Бюро технической инвентаризации» г.Шахтерска за 1994-2015 гг., КП «Транспортное предприятие «Партнер» за 2002-2016 гг., ООО «Энергопоставка» за 2016 год, ООО «Лемуа Плюс» за 2014-2016 гг., ООО «АФС-АВТО» за 2011-2017 гг.).
Было согласовано 4 акта о выделении документов к уничтожению (ОАО «Шахтерский хлеб» - 246 дел за 1987, 1996-2011 гг.; Отдел статистики в г.Шахтерске – 265 дел за 2003-2014 гг., Малоорловский сельский совет – 194 дела за 2007-2014гг., Управление образования Шахтерского городского совета – 79 дел за 2011-2013гг., Управление образования Шахтерской райгосадминистрации – 76 дел за 1986-2011 гг., Золотаревский сельский совет – 260 дел за 2002-2015 гг.).
Также ЭПК архивного отдела было согласовано:
- 4 номенклатуры дел на 2017 год, общее количество статей составило 905 (МУ «Шахтерская центральная городская больница» - 718 статей,  ГП «Шахтерская студия телевидения» - 56 статей, отдел статистики в г.Шахтерске - 95 статей, Редакция газеты «Знамя Победы» - 36 статей);
- 3 положения об архиве организаций списка №1 (МУ «Шахтерская центральная городская больница», ГП «Шахтерская студия телевидения», Редакция газеты «Знамя Победы»);
- 6 положений об ЭК организаций списка №1 (Управление образования администрации города Шахтерска, Управление культуры, молодежи, спорта и туризма администрации города Шахтерска, Администрация города Шахтерска, МУ «Шахтерская центральная городская больница», ГП «Шахтерская студия телевидения», Редакция газеты «Знамя Победы»);
- 1 инструкцию по делопроизводству (МУ «Шахтерская Центральная городская больница»).
С начала года архивным отделом была проведены проверки: 
- 1 комплексная - в отделе по делам семьи и детей администрации города Шахтерска,
- 2 тематических в Золотаревской и Никишинской сельских администрациях
- 2 контрольных - в Управлении образования администрации города Шахтерска и Великошишовской поселковой администрации.
Проведено 4 семинара-совещания по вопросам архивного дела и делопроизводства для представителей учреждений, организаций на темы:
- «Практические вопросы документирования управленческой деятельности» в формате вопрос-ответ (32 участника),
- «Составление описей дел и акта об уничтожении документов, не подлежащих хранению» (24 участника),
- «О состоянии упорядочения документов и передаче документов на постоянное хранение» (25 участников),
- «Отдельные вопросы делопроизводства и архивного дела: номенклатура дел, контроль за исполнением документов» (19 участников).
Каждый четверг архивным отделом совместно с общим отделом администрации города Шахтерска проводятся учебы по вопросам делопроизводства и архивного дела.
Архивный отдел принял участие в 1 семинаре, организованном Пенсионным фондом, по вопросам подготовки справок для начисления пенсии гражданам. 
За 9 месяцев 2017 года была подготовлена 1 публикация в горрайонной газете «Знамя Победы» (от 23.05.2017 «Ценным документам – место в архиве») - о принятии на хранение, о розыске документов. Также был записан телерепортаж о работе архивного отдела и по случаю Международного дня архива, показ – 09.06.2017, Местный канал телевидения, передача «Информационный вестник». 
Оперативная и отчетная информация размещается на официальном сайте администрации город Шахтерска: www.shahtersk.org - с начала года подготовлено 11 материалов. 
С начала 2017 года управлением Пенсионного фонда ДНР в г.Шахтерске проведено 202 проверки достоверности сведений, указанных в архивных справках, проверяющим было выдано 1781 дело.
По укреплению материально-технической базы выполнены мероприятия:
- получено дополнительное помещение площадью 7,5 кв.м.
- увеличена протяженность стеллажных полок на 11,4 пог.м.
- обработано пожарозащитным раствором 11,4 пог.м деревянных конструкций.



Начальник архивного отдела 
администрации города Шахтерска                        Т. П. Вельма
Категория: Архивный отдел | Добавил: IT-отдел (09.10.2017) Просмотров: 31